En este documento se recogen las propuestas de la Junta Directiva de TREMÉDICA para la realización de las Jornadas de la asociación. Se trata de una breve guía cuya finalidad es uniformizar las características de dichas Jornadas. Por este motivo, las cuestiones que se incluyen en las páginas que siguen deben de ser aplicadas por los comités que asuman las tareas de organización de estas reuniones

1) INTRODUCCIÓN

Las Jornadas Científicas y Profesionales de TREMÉDICA constituyen una de las actividades periódicas más destacadas y visibles de la Asociación. Dado que uno de los objetivos de la misma es la identificación de los socios con este evento que los representa, es importante que su organización sea lo más cuidada posible.

El hecho de que muchos de los miembros de TREMÉDICA sean profesionales de la traducción —la mayoría autónomos—, debe tenerse muy en cuenta para orientar las Jornadas de acuerdo con los intereses prioritarios de este colectivo. Hay que tener presente, sin embargo, que las jornadas constituyen asimismo una oportunidad de captar nuevos asociados, por lo que deben abrirse también a los traductores científicos en general y, en particular, a los estudiantes.

Con la finalidad de visibilizar lo más posible TREMÉDICA, se procurará que las Jornadas tengan un carácter itinerante, de manera que no se celebren en las mismas sedes en años casi consecutivos. Se organizarán en aquellos países en los que se considere que se puede atraer a un mayor número de profesionales y estudiantes.

La periodicidad de estas reuniones podrá variar entre anual y bienal por país, Por este motivo, siempre que se realicen en países distintos, pueden tener lugar diversas Jornadas de TREMÉDICA durante el mismo año. Se tratará de evitar, sin embargo, la realización de más de dos jornadas al año en países diferentes.

2) ORGANIZACIÓN

Comité organizador

La organización de las jornadas recaerá sobre un comité local, en el que habrá al menos un socio de TREMÉDICA. Este requisito podrá obviarse excepcionalmente cuando: 1) se realicen en sedes en las que TREMÉDICA no cuente con un número suficiente de miembros; 2) alguno de los miembros del comité organizador, sin ser socio, mantenga estrechos vínculos con TREMÉDICA; 3) se nombre un comité asesor integrado al menos en un 50% por socios de TREMÉDICA que dé el visto bueno al programa antes de trasladarlo a la Junta Directiva para su aprobación final.

Duración de las Jornadas

La duración tipo propuesta es de 48 horas, distribuidas del siguiente modo: inicio un jueves por la tarde con las ponencias inaugurales, seguido de un viernes intenso, y un sábado hasta mediodía. No obstante, el programa se adaptará a la disponibilidad de espacios y las peculiaridades de la institución coorganizadora.

Asamblea anual de TREMÉDICA

Se aprovechará la realización de una de las jornadas de TREMÉDICA que tengan lugar cada año para celebrar la asamblea anual de la asociación. Se reservarán al menos dos horas a ello, que no podrán coincidir con ninguna otra actividad de las Jornadas. Como quiera que es difícil prever la duración de las asambleas, se recomienda que las dos horas previstas estén al final de un turno de mañana o de tarde.

El logotipo y el nombre de TREMÉDICA

Ambos deben figurar en todas las comunicaciones oficiales de las jornadas, junto con el de la institución coorganizadora. También se incluirán los logotipos de los distintos patrocinadores a medida que se vayan incorporando.

Programa de las Jornadas

El comité organizador presentará a la Junta Directiva una propuesta de programa que debe ser aprobado por ambas partes. El acuerdo sobre los temas del programa deberá cerrarse al menos seis meses antes de la fecha fijada para las jornadas, de manera que la información pueda difundirse con la antelación necesaria.

Difusión de la información sobre las Jornadas

La difusión de las circulares entre los socios la realizará la administación a través de la lista de correo de TREMÉDICA y de la lista de la red VÉRTICE. La información externa se enviará desde una dirección de correo establecida por el comité organizador a tal fin.

Certificados de asistencia

Se proporcionarán «certificados de asistencia» a todos los participantes y «certificados de conferenciante» a todos los que intervengan en alguna ponencia, taller, minicaso o mesa redonda.

Página web oficial

Esta página puede alojarse en el sitio web de TREMÉDICA. No obstante, la información relativa al congreso (incluida la inscripción), de común acuerdo con el comité organizador, podrá incluirse también en el sitio web de la institución coorganizadora.

Material para los asistentes

Se entregará a los asistentes a las jornadas un CD o una memoria USB con los números de Panace@ publicados hasta ese momento. Podrá proporcionarse, asimismo, otro material que el comité organizador considere oportuno.

Asistencia de estudiantes

Para facilitar la asistencia a los estudiantes, se aconseja solicitar que las jornadas correspondan a 2 créditos de libre configuración, puesto que en total supondrán unas 20 horas de actividad. Esta recomendación solo se aplicará en el caso de que la institución organizadora sea una universidad con sistema de créditos. En cualquier caso, se intentará obtener algún otro beneficio académico para motivar la asistencia de este colectivo.

Asistencia de un miembro de la Junta Directiva

A las jornadas deberá asistir al menos un miembro de la Junta Directiva de TREMÉDICA. En caso de que, tras cerrar la organización de unas jornadas, no esté confirmada la asistencia de ningún miembro de la Junta Directiva en alguno de los talleres, ponencias, minicasos, o simplemente como asistente, la Junta Directiva se encargará de definir qué persona actuará a modo de representante de la asociación.

3) EL PROGRAMA

Aprobación del programa

El programa de las jornadas deberá contar con la aprobación de la Junta Directiva de TREMÉDICA, por lo que los organizadores y la Junta Directiva, o la persona designada a tal fin, deben estar coordinados y en contacto permanente.

Confirmación de los ponentes

Los organizadores no podrán confirmar los ponentes definitivos hasta que los temas de las jornadas no estén aprobados por la Junta Directiva.

Temas del programa

El programa contendrá temas de máximo interés y relevancia para los socios de TREMÉDICA. Por este motivo, su enfoque deberá ser eminentemente práctico por ser éste uno de los aspectos de mayor interés para los profesionales y para los estudiantes. Las intervenciones deben centrarse en cuestiones sobre traducción, redacción, estilo e interpretación relacionados con la medicina y ciencias afines. Se considera que estas jornadas no son el entorno adecuado para temas de investigación traductológica. Las intervenciones prácticas se denominarán «Taller»; el nombre de «Ponencia» se reservará para las intervenciones más teóricas o con menos participación de los asistentes, y se aconseja contemplar una sesión de «Minicasos» integrada por seis minicasos de 5 minutos cada uno (ocupará en total más o menos una hora).

Tiempo de debate

debe preverse un tiempo de debate tras cada taller, ponencia o minicaso y no concentrar el tiempo de debate sobre las presentaciones realizadas al final de cada bloque.

Presentaciones realizadas por socios de TREMÉDICA

Se procurará que los socios de TREMÉDICA conformen como mínimo el 60% de los oradores (a ser posible se debería llegar al 80%) que intervienen en las Jornadas.

Propuestas de ponentes

La administación de TREMÉDICA difundirá entre sus afiliados la información para que los interesados se puedan postular como ponentes de las jornadas. La lista de socios y temas que éstos estarían interesados en presentar se enviará al comité organizador, que será el que decida la relación definitiva y el tipo de presentaciones que se serán aceptadas.

Ponentes internacionales

El comité organizador de las Jornadas debe procurar que haya al menos dos ponentes (al menos uno de habla hispana) de fuera del país en el que se organizan.

Mesas redondas

Se recomienda la inclusión de al menos una mesa redonda para establecer un diálogo entre expertos y asistentes.

Presentación de los ponentes

Se recomienda que, en la medida de lo posible, cada orador sea presentado por un socio de TREMÉDICA que asista a las jornadas.

Presentación de la asociación

El mismo día de inauguración de las jornadas, se realizará una presentación de TREMÉDICA a los asistentes, a cargo del representante de la Junta Directiva que acuda a las mismas.

Representante de la Junta Directiva

Debe participar en la mesa inaugural y en la sesión de cierre, conforme con el protocolo de la institución que las albergue.

Publicación de las presentaciones

El comité organizador hará una selección de las comunicaciones que se presenten en las jornadas para su publicación en el siguiente número de la revista Panace@. Antes de informar a los ponentes, necesitará el visto bueno de la dirección de la revista. En su momento, la dirección de Panace@ informará a los autores de las comunicaciones seleccionadas de las normas editoriales que deben seguir y el plazo de remisión de los textos.

4) ACTOS SOCIALES

Recepción

Sería deseable contar con una recepción de bienvenida a cargo de alguno de los patrocinadores de las jornadas.

Visita turístico-cultural

Se aconseja programar una excursión o visita turística a algún punto de interés cercano, si el presupuesto lo permite.

Actividad culturo-gastronómica

Los organizadores deberán programar una cena, reunión final, velada artística o humanística (teatro, música, cine…) cuyo pago correrá a cargo de los asistentes. El pago de dicha actividad se realizará en el momento de la inscripción o incluso el primer día de las jornadas (dependerá del tipo de actividad).

Presentación de novedades editoriales

Se recomienda hacer una presentación de novedades editoriales, así como sortear al final de las jornadas alguno de los libros presentados y otros objetos de «merchandising» que pueda proporcionar TREMÉDICA o algunos de sus socios. Puede incluso solaparse con alguna de las otras actividades sociales.

5) FINANZAS

Gastos de los ponentes

El comité organizador se encargará de pagar la inscripción, el hotel, el viaje y los actos sociales programados a todos los invitados a ponencias y talleres, no así a los de los minicasos.

Gastos del representante de la Junta Directiva de TREMÉDICA

El transporte y el alojamiento de dicho miembro correrán a cargo de TREMÉDICA, no de la entidad organizadora, pero dicho representante no pagará inscripción, aunque recibirá certificado de asistencia, como el resto de inscritos. El comité organizador se encargará de pagar los gastos derivados de su participación en los actos sociales de las jornadas.

Gastos generales de las Jornadas

Deberán sufragarse con lo recaudado con las inscripciones y los patrocinios. Solo en caso de resultar deficitarias, TREMÉDICA se hará cargo de la diferencia presupuestaria. Si las jornadas terminaran con un saldo positivo, éste se utilizará para la publicación del siguiente número de Panace@.

Balance económico

El comité organizador enviará a la Junta Directiva la justificación detallada de los gastos realizados y el total de ingresos especificado por partidas en un plazo de 45 días a partir de la clausura de las Jornadas. Todos los justificantes de los gastos incurridos, sin excepción, se remitirán en fotocopia o formato digital al Tesorero de la Asociación, quien los archivará según las normas de contabilidad establecidas.

Patrocinadores

Toda entidad que aporte al menos 200 euros o 250 dólares en cualquier concepto se considerará patrocinador de las jornadas.

Precio de la inscripción

Deberá ser adecuado a la situación económica de los profesionales del país en el que se lleve a cabo la jornada. El precio deberá ser ventajoso para socios y estudiantes, con un recargo de aproximadamente el 40% para los profesionales no socios; por ejemplo, 60 € y 100 €. Cuando las Jornadas se realicen con la colaboración de otra asociación profesional, los socios de dicha asociación también se beneficiarán del precio reducido. Independientemente del país en el que se realice, los socios que pertenezcan a alguna de las asociaciones de VÉRTICE (Red española de asociaciones de traducción, interpretación y corrección: http://asocesp.blogspot.com/) tendrán un precio de inscripción preferente, que puede ser igual al del socio de TREMÉDICA, o superior, pero más ventajoso que un no socio.

Comidas

La inscripción no cubrirá necesariamente las comidas, pero sería deseable que se ofrecieran los tentempiés de los descansos para todos los asistentes.

Colaboradores de la organización

Las personas que colaboren estrechamente con los organizadores podrán inscribirse en las jornadas al mismo precio que los socios, aunque no lo sean.

Adelantos de caja

TREMÉDICA podrá adelantar algunos gastos relacionados con las jornadas, especialmente para la reserva del espacio en el que se realizarán, así como el alojamiento y la reserva del viaje de los ponentes. El comité organizador podrá decidir el pago de gastos adicionales, como comidas o refrigerios. No obstante, la política de TREMÉDICA es pagar únicamente el traslado y el hotel con desayuno, además de las comidas oficiales.

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